Unser Hinweisgebersystem

Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und interner Regeln, der Prinzipien unserer Verhaltensgrundsätze sowie des Code of Conduct für Geschäftspartner hat bei Volkswagen Immobilien oberste Priorität. Der Erfolg unseres Unternehmens basiert auf Integrität und Compliance. Um diesem Anspruch gerecht zu werden, ist es wichtig, von möglichem Fehlverhalten unserer eigenen Beschäftigten oder denen unserer Zulieferer zu erfahren und dieses zu unterbinden. Deshalb haben wir das Zentrale Aufklärungs-Office beauftragt, ein unabhängiges, unparteiisches und vertrauliches Hinweisgebersystem für uns zu betreiben.

Eine wichtige Säule unseres Hinweisgebersystems ist der Grundsatz des fairen Verfahrens. Es garantiert den größtmöglichen Schutz für Hinweisgeber*innen, Betroffene und Mitarbeiter*innen, die an der Aufklärung des gemeldeten Fehlverhaltens mitwirken.

Dazu gehört auch, dass wir Möglichkeiten zur anonymen Meldung und Kommunikation anbieten. Wir versichern keine Maßnahmen zu ergreifen, um anonyme Hinweisgeber*innen zu identifizieren, die unser Hinweisgebersystem nicht missbrauchen. Benachteiligungen von Hinweisgeber*innen und allen Personen, die zu Untersuchungen bei Volkswagen Immobilien beitragen, werden nicht toleriert. Für die betroffenen Personen gilt die Unschuldsvermutung, bis der Verstoß nachgewiesen ist. Die Untersuchungen werden mit äußerster Vertraulichkeit durchgeführt. Die Informationen werden in einem fairen, schnellen und geschützten Verfahren verarbeitet.

1. Wie bearbeiten wir Ihren Hinweis?

Qualifizierte und erfahrenen Mitarbeitende des Zentralen Aufklärungs-Offices prüfen alle Meldungen auf potentielle Schwere Regelverstöße durch Beschäftigte des Volkswagen Konzerns gründlich und gehen ihnen systematisch nach. Zunächst erhalten Sie eine Eingangsbestätigung. Anschließend bewertet das Aufklärungs-Office Ihren Hinweis. Dies beinhaltet die Beschaffung von Informationen insbesondere vom Hinweisgeber. Nur wenn sich daraus ein Anfangsverdacht auf einen potentiellen Schweren Regelverstoß ergibt, wird eine geeignete Untersuchungseinheit mit der Untersuchung des Falls beauftragt. Nach deren Abschluss bewertet das Aufklärungs-Office die Ergebnisse und spricht im Fall eines festgestellten Fehlverhaltens eine geeignete Sanktionierungs-Empfehlung aus. Informationen über den Bearbeitungsstatus* Ihres Hinweises sowie über das Ergebnis einer möglichen Untersuchung werden Ihnen unverzüglich mitgeteilt.

Potentielle Verstöße gegen den Code of Conduct für Geschäftspartner, einschließlich schwerwiegender Risiken und Menschenrechts- und Umweltverletzungen durch direkte und indirekte Lieferanten, können ebenfalls an das Zentralen Aufklärungs-Office gemeldet werden. Das gilt ebenso für sonstige Meldungen, die sofortige Maßnahmen durch das Unternehmen erfordern. Das Aufklärungs-Office informiert die zuständigen Stellen, die den Sachverhalt entsprechend bearbeiten. Dazu gehören insbesondere erforderliche Maßnahmen zur Minimierung oder Beendigung von Verstößen und/oder Risiken.

Weitere Informationen zu den Verfahrensgrundsätzen des Volkswagen Konzernbeschwerdeverfahrens finden Sie hier.

* Die Bearbeitungszeit kann variieren und hängt u.a. vom Gegenstand des Hinweises ab.

2. Sie haben ein Anliegen oder Feedback, das ein Volkswagen Immobilien Produkt oder eine Dienstleistung betrifft?

Bitte wenden Sie sich bei Fragen zu Ihrem Mietverhältnis, Ihrer Immobilie oder Ihrem sonstigen Anliegen, bei Feedback bzw. Beschwerden zu Dienstleistungen der Volkswagen Immobilien oder unserer Geschäftspartner an Ihren persönlichen Kundenbetreuer.

Wir bitten um Ihr Verständnis, dass das Hinweisgebersystem bedauerlicherweise keine Kundenanliegen annehmen, bearbeiten und insbesondere nicht weiterleiten kann.

3. Eine Meldung an unser Hinweisgebersystem abgeben

Das Hinweisgebersystem bietet verschiedene Kanäle, um potenzielles Fehlverhalten von Beschäftigten oder Verstöße gegen den Code of Conduct für Geschäftspartner in unserer Lieferkette zu melden, und die eine schnelle Überprüfung und – falls notwendig – eine Reaktion unseres Unternehmens ermöglichen.

Dies berührt jedoch nicht das im Folgenden beschriebene gesetzliche Recht auf Kontaktaufnahme mit der benannten Behörde (siehe 5.).

24/7 Hotline

Sie können Meldungen rund um die Uhr über die folgende internationale gebührenfreie Telefonnummer abgeben: +800 444 46300*.
Sollte Ihr lokaler Telefonanbieter den kostenfreien Service nicht unterstützen, können Sie zur Hinweisabgabe auch die folgende, gebührenpflichtige Telefonnummer nutzen: +49 5361 946300.

*In einigen Ländern unterstützen nicht alle Telefonanbieter die kostenlose internationale Hotline. Bitte nutzen Sie in diesem Fall die kostenpflichtige Telefonnummer oder die länderspezifische Telefonnummer.

Online Meldekanal

Sie haben die Möglichkeit, über eine internetbasierte Kommunikationsplattform BKMS in unterschiedlichen Sprachen mit dem Aufklärungs-Office in Kontakt zu treten. Das System ist vertraulich und geschützt.

Sollte Ihre bevorzugte Sprache nicht aufgelistet sein, ist eine Meldung auch in jeder anderen Sprache möglich. Zudem können Sie das Aufklärungs-Office auch in allen Sprachen per E-Mail oder Post kontaktieren.

Ombudsleute

Zwei externe Rechtsanwälte (Ombudsleute) sind vorhanden, die zum Hinweisgebersystem beraten oder sicherstellen, dass Meldungen von Hinweisgeber*innen – auf Wunsch auch anonym – an das Aufklärungs-Office weitergeleitet werden.“Wenn Sie mit den Ombudsleuten in Kontakt treten möchten, finden Sie alle notwendigen Information unter dem folgenden Link: http://www.ombudsmen-of-volkswagen.com/

E-Mail

Sie erreichen das Aufklärungs-Office von Volkswagen Immobilien per E-Mail über die folgende Adresse:io@volkswagen.de

Zentrale Aufklärungs-Office

Postanschrift:
Zentrales Aufklärungs-Office
Postfach 1717
38436 Wolfsburg Deutschland

Bitte vereinbaren Sie Termine vorab über io@volkswagen.de.

4. Haben Sie weitere Fragen oder benötigen einen lokalen Ansprechpartner?

Fragen oder Verbesserungsvorschläge hinsichtlich des Hinweisgebersystems können Sie ebenfalls an das zuständige Aufklärungs-Office richten. Darüber hinaus können Sie sich bei allen Angelegenheiten rund um das Hinweisgebersystem gern an unsere Compliance Officerin per E-Mail unter compliance@vwimmobilien.de wenden.

Wenn Sie im Rahmen einer Untersuchung befragt wurden, haben Sie die Möglichkeit, der Ombudsperson als unabhängige Stelle eine Rückmeldung zu geben.

5. Externer Meldekanal für Deutschland

Folgende von der Deutschen Regierung ernannte Behörde nimmt als externer Meldekanal ebenfalls Hinweise auf potenzielles Fehlverhalten entgegen:
BfJ – Hinweisgeberstelle (bundesjustizamt.de).