Unser Hinweisgebersystem

Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und interner Regeln, der Prinzipien unserer Verhaltensgrundsätze sowie des Code of Conduct für Geschäftspartner hat bei Volkswagen Immobilien oberste Priorität. Der Erfolg unseres Unternehmens basiert auf Integrität und Compliance. Um diesem Anspruch gerecht zu werden, ist es wichtig, von möglichem Fehlverhalten unserer eigenen Mitarbeitenden oder denen unserer Lieferanten zu erfahren und dieses zu unterbinden. Deshalb haben wir das Zentrale Aufklärungs-Office beauftragt, ein unabhängiges, unparteiisches und vertrauliches Hinweisgebersystem für uns zu betreiben.

Eine wichtige Säule unseres Hinweisgebersystems ist der Grundsatz des fairen Verfahrens. Es garantiert den größtmöglichen Schutz für Hinweisgebende, Betroffene und Mitarbeitende, die an der Aufklärung des gemeldeten Fehlverhaltens mitwirken.

Dies umfasst auch die Möglichkeit zur anonymen Meldung und Kommunikation. Wir versichern keine Maßnahmen zu ergreifen, um anonyme Hinweisgebende zu identifizieren, die unser Hinweisgebersystem nicht missbrauchen. Benachteiligungen von Hinweisgebenden und allen Personen, die zu Untersuchungen bei Volkswagen Immobilien beitragen, werden nicht toleriert. Für die betroffenen Personen gilt die Unschuldsvermutung, bis der Verstoß nachgewiesen ist. Die Untersuchungen werden mit äußerster Vertraulichkeit durchgeführt. Die Informationen werden in einem fairen, schnellen und geschützten Verfahren verarbeitet.

1. Wie bearbeiten wir Ihren Hinweis?

Qualifizierte und erfahrene Mitarbeitende des Zentralen Aufklärungs-Offices prüfen alle Meldungen auf potentielle Schwere Regelverstöße durch Beschäftigte des Volkswagen Konzerns gründlich und gehen ihnen systematisch nach. Zunächst erhalten Hinweisgebende eine Eingangsbestätigung. Anschließend bewertet das Aufklärungs-Office den Hinweis. Dies beinhaltet die Beschaffung von Informationen insbesondere vom Hinweisgeber. Nur wenn sich daraus ein Anfangsverdacht auf einen potentiellen Regelverstoß ergibt, wird eine geeignete Untersuchungseinheit mit der Untersuchung des Falls beauftragt. Nach deren Abschluss bewertet das Aufklärungs-Office die Ergebnisse und spricht im Fall eines festgestellten Fehlverhaltens eine geeignete Sanktionierungs-Empfehlung aus. Informationen über den Bearbeitungsstatus* Ihres Hinweises sowie über das Ergebnis einer möglichen Untersuchung werden Ihnen unverzüglich mitgeteilt.

Potentielle Verstöße gegen den Code of Conduct für Geschäftspartner, einschließlich schwerwiegender Risiken und Menschenrechts- und Umweltverletzungen durch direkte und indirekte Lieferanten, können ebenfalls an das Zentrale Aufklärungs-Office gemeldet werden. Das gilt ebenso für sonstige Meldungen, die sofortige Maßnahmen durch das Unternehmen erfordern. Das Aufklärungs-Office informiert die zuständigen Stellen, die den Sachverhalt entsprechend bearbeiten. Dazu gehören insbesondere erforderliche Maßnahmen zur Minimierung oder Beendigung von Verstößen und/oder Risiken.

Weitere Informationen über die diesbezüglichen Verfahrensgrundsätze finden Sie hier.

* Die Bearbeitungszeit kann variieren und hängt u.a. vom Gegenstand des Hinweises ab.

2. Welche Art von Meldung möchten Sie abgeben?

Eine Beschwerde über Produkte oder Dienstleistungen an unseren Kundenservice

Bei Beschwerden bzw. Feedback zu Ihrem Mietverhältnis, Ihrer Immobilie oder sonstiger Dienstleistungen von Volkswagen Immobilien oder unserer Geschäftspartner wenden Sie sich bitte an Ihren persönlichen Kundenbetreuer.

Bitte haben Sie dafür Verständnis, dass wir diesbezügliche Anliegen nicht weiterleiten und aus Zuständigkeitsgründen auch nicht tätig werden können.

Eine Verdachtsmeldung zu potentiellem Fehlverhalten an unser Hinweisgebersystem

Das Hinweisgebersystem bietet verschiedene Kanäle, um potenzielles Fehlverhalten durch Mitarbeitende von Volkswagen Immobilien, Verstöße gegen Code of Conduct für Geschäftspartner oder menschenrechtliche und umweltbezogenen Risiken und Verstöße in unserer Lieferkette zu melden.

Dies berührt jedoch nicht das gesetzlich verankerte Recht, sich wie unten beschrieben an die zuständigen Behörden zu wenden.

Das Zentrale Aufklärungs-Office von Volkswagen Immobilien ist per E-Mail (in jeder Sprache) erreichbar:

io@volkswagen.de

Bei Kundenbeschwerden wenden Sie sich bitte an die unter „Eine Beschwerde über Produkte oder Dienstleistungen an unseren Kundenservice“ aufgeführten Kanäle.

Zentrales Aufklärungs-Office

Postanschrift:

Volkswagen AG, Zentrales Aufklärungs-Office
Postfach 1717
Berliner Ring 2
38436 Wolfsburg, Germany

Persönlich:

Bitte vorab einen Termin über io@volkswagen.de vereinbaren.

Volkswagen Immobilien hat externe Rechtsanwälte (Ombudsleute) bestellt, die zum Hinweisgebersystem beraten oder sicherstellen, dass Meldungen von Hinweisgebenden – auf Wunsch auch anonym – an das Aufklärungs-Office weitergeleitet werden.

Wer mit den Ombudsleuten in Kontakt treten möchte, findet alle notwendigen Informationen unter dem folgenden Link: https://ombudsleute-der-volkswagen-ag.de/

Es besteht die Möglichkeit, über eine internetbasierte Kommunikationsplattform (SpeakUp) in mehr als 65 Sprachen mit dem Aufklärungs-Office in Kontakt zu treten. Das System ist vertraulich und geschützt und bietet die Möglichkeit, Hinweise anonym abzugeben.

Sie können den Online-Meldekanal über den folgenden Link aufrufen:

https://goto.speakup.report/volkswagen

Eine ausführliche Anleitung, wie Sie Hinweise online, per App oder über Telefon abgeben können, finden Sie hier.

Sie können uns 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche eine telefonische Nachricht hinterlassen. Nach der Eingabe der Telefonnummer (die für das Land gilt, in dem Sie sich befinden) werden Sie aufgefordert, den dazugehörigen Organisationscode einzugeben. Dann können Sie Ihre Meldung als Sprachnachricht abgeben. Das Aufklärungs-Office erhält davon lediglich eine Abschrift. Wählen Sie sich wieder ein, um die Antwort oder weitere Fragen unseres Teams zu hören.

Wählen Sie eine Telefonnummer aus dieser Liste für Ihr Land oder Ihre Region und halten Sie den entsprechenden Organisationscode 122203 bereit.

Sie können auch die App „SpeakUp“ von People Intouch herunterladen (nur für private Geräte), um auf das sichere Meldesystem zuzugreifen. Über diese App können Sie Ihre Meldung schriftlich einreichen oder eine Sprachnachricht (auch anonym) hinterlassen. Sie benötigen den Organisationscode [122203]. Loggen Sie sich wieder ein, um die Antwort unseres Teams zu sehen oder weitere Fragen zu beantworten. Um die App herunterzuladen, können Sie auch den QR-Code scannen:

3. Haben Sie weitere Fragen oder benötigen Sie einen Ansprechpartner vor Ort?

Fragen oder Verbesserungsvorschläge zum Hinweisgebersystem können ebenfalls an das Zentrale Aufklärungs-Office gerichtet werden.

Darüber hinaus kann unsere lokale Compliance-Officerin in allen Angelegenheiten des Hinweisgebersystems auch über E-Mail compliance@vwimmobilien.de angesprochen werden.

4.1. Externer Meldekanal für Deutschland

Die Regierung von Deutschland hat Behörden benannt, die auch Meldungen über Fehlverhalten als externe Meldekanäle entgegennehmen. Der/die externe(n) Meldeweg(e) ist/sind: BfJ – Hinweisgeberstelle (bundesjustizamt.de).

4.2. Externer Meldekanäle EU

Basierend auf der EU-Whistleblowing-Richtlinie, haben die EU-Mitgliedstaaten ausgewiesene Behörden definiert (oder werden dies zeitnah tun), die auch Meldungen von Fehlerverhalten als externe Meldekanäle entgegennehmen.

Eine Übersicht dieser externen Meldekanäle ist unter diesem Link verfügbar.