Compliance, Integrität und Risikomanagement

Als hundertprozentige Tochtergesellschaft des Volkswagen Konzerns sind wir in dessen umfassendes Risikomanagement- und internes Kontrollsystem (RMS/IKS) und die Geltung entsprechender Richtlinien einbezogen. Diese Vorgaben setzen wir mit einer eigenen Organisationsanweisung bei Volkswagen Immobilien um. Unser Fokus beim Risikomanagement liegt auf dem laufenden Controlling der Prozesse zur Sicherung von Compliance und Integrität. Unsere Methodik vertiefen wir durch immobilienspezifische Risikoanalysen. Auch das Compliance-Management-System ist bei Volkswagen Immobilien in einer eigenen Richtlinie beschrieben.

Um die Zusammenarbeit der Funktionen Risikomanagement, Integrität, Compliance und Legal sicherzustellen, hat Volkswagen Immobilien ein Governance-Komitee etabliert. Es setzt sich aus ständigen Vertreter*innen der jeweiligen Unternehmensbereiche zusammen, denen es obliegt, bei der frühzeitigen Identifizierung, Bewertung und Steuerung von Risiken mitzuwirken. Zu allen umweltrelevanten Compliance-Themen wird die Leitung des Bereichs Nachhaltigkeit entsprechend hinzugezogen. Zu den Aufgaben des Komitees zählen zudem die Sicherstellung eines wirksamen Informationsaustausches, die effektive Kooperation zwischen den Funktionen, die Vermeidung von Redundanzen in der operativen Umsetzung und die Erfüllung der Berichtspflichten gegenüber der Geschäftsführung.

Die interdisziplinäre Zusammenarbeit der Fachbereiche mit dem Ziel, Regelverstöße zu erkennen und zu vermeiden, koordiniert bei Volkswagen Immobilien die Compliance Officerin. Sie berichtet regelmäßig im VWI Board, dem Management und der Geschäftsführung, über alle wesentlichen Änderungen und Aktualisierungen zu relevanten Compliance-Themen. Die Compliance Officerin sowie ein eigens eingerichteter Compliance-Kontakt per E-Mail stehen für tiefgreifendere Fragen immer zur Verfügung. Alle Mitarbeitenden werden vom Unternehmen vierteljährlich über thematische Neuerungen und aktualisierte Richtlinien informiert.

Für Volkswagen Immobilien hat ethisches und integres Handeln oberste Priorität. Das zentrale Instrument, um in der Belegschaft das Bewusstsein hierfür zu stärken, den Mitarbeitenden Hilfestellung zu geben und in Zweifelsfällen geeignete Ansprechpartner*innen zu vermitteln, ist der Code of Conduct des Volkswagen Konzerns. Zu den für uns verbindlichen Konzernrichtlinien, welche wir in eigene Richtlinien umgesetzt haben, zählen

Wenn Mitarbeitende in ihrem Umfeld einen möglichen Verstoß gegen den Code of Conduct oder sonstiges Fehlverhalten feststellen, haben sie zwei Möglichkeiten, ihren Verdacht zu melden: entweder im persönlichen Austausch mit der Compliance-Officerin und der Integritätsbeauftragten, die jederzeit bei Fragen zu Richtlinienkonformität und möglichen Regelverstößen zur Verfügung stehen, oder sie nutzen – wahlweise anonym – das Hinweisgebersystem des Volkswagen Konzerns. Darüber hinaus können Regelverstöße auch anhand von Stichprobenkontrollen identifiziert werden, die Volkswagen Immobilien mindestens jährlich vornimmt. Im Fall von Verfehlungen werden entsprechende Gegenmaßnahmen eingeleitet, beispielsweise Gespräche mit der Führungskraft, Ermahnungen oder Nachschulungen. Im Berichtsjahr 2024 wurden bei Volkswagen Immobilien insgesamt 7 Vorfälle gemeldet, auf die mit entsprechenden Maßnahmen und ggf. Sanktionen reagiert wurde. Insgesamt hat im Unternehmen der Beratungsumfang in Compliance-Fragen deutlich zugenommen, was wir gemeinsam mit der niedrigen Zahl an Verstößen als positive Entwicklung und Ergebnis der vielfältigen Schulungsaktivitäten werten. In 2024 hatten wir insgesamt 66 Anfragen (Vorjahr 52).

Anfang 2024 veröffentlichten wir den neu aufgesetzten Code of Conduct. Dazu haben wir ein Video gemeinsam mit der Geschäftsführung veröffentlicht und eine News-Information als Ergänzung mit der Botschaft: „Neuer Code of Conduct – Fühlt sich richtig gut an“ für unsere Mitarbeitenden ins Intranet eingestellt.

Die Informationsvermittlung an unsere Mitarbeitenden erfolgt über Compliance- und Integritäts-Schulungen im Online- oder Präsenzformat, umfangreiches Informationsmaterial, die Ansprache durch die Compliance Officerin und Intranetmeldungen. VWI Mitarbeitende werden den Konzernstandards entsprechend geschult und für juristische Themen, aber auch ethische Fragestellungen sensibilisiert. Alle Mitarbeitenden erwerben mit der Schulung zum Code of Conduct ein Zertifikat. Darüber hinaus gibt es für bestimmte Bereiche, z. B. den Maklerbereich, das Controlling und das Rechnungswesen, eine verpflichtende Schulung zur Geldwäscheprävention.

Im Jahr 2023 wurde eine Schulung zum Hinweisgebersystem für all jene Personen durchgeführt, die mit dem Whistleblower-Prozess in Berührung kommen, z. B. aus dem Personalwesen, der Rechtsabteilung oder dem Betriebsrat. Für das Jahr 2026 ist wieder eine Schulung zum Hinweisgebersystem geplant. Diese Personen unterstützen bei Ermittlungen zu potenziellen Regelverstößen oder sind geeignete Ansprechpartner für Hinweisgebende. In dieser Schulung wird dem aufgeführten Personenkreis das Wissen zu den Rechten und Pflichten der Key-Contact-Points vermittelt. Hierzu zählen zum Beispiel die Meldekanäle zum Hinweisgebersystem und die Definition von schweren und sonstigen Regelverstößen.

Darüber hinaus startete im November 2023 die Schulung Business Human Rights zum neuen LkSG (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz) und wurde im Jahr 2024 abgeschlossen. Dort wird zu Menschenrechts- und Umweltverstößen innerhalb der Lieferkette sensibilisiert. Die Schulung ist verpflichtend für alle Beschäftigten und wird für den indirekten Bereich über ein Web-based-Training (WBT) durchgeführt, die direkten Bereiche erhalten eine Schulung im Präsenzformat durch die Abteilung Compliance, Integrität und Informationssicherheit.

Als weitere Maßnahmen zur Vertiefung der Integritätsthemen haben wir in 2024 eine Erklärreihe „Wusstest Du schon, dass..“, mit insg. 8 Folgen zum Thema Integrität, Datenschutz und Compliance über unser Intranet gespielt. Weiterhin wurden besondere Thementage aufgegriffen, so berichteten wir u.a. im Sommer zum Thema Integrität und in der zweiten Jahreshälfte fokussierten wir Themen rund um Menschenrechte, Antikorruptionstag oder den Global Ethics Day.

Zusätzlich hat Volkswagen Immobilien in Bezug auf Compliance den Fokus auf die Themengebiete Steuern und Umwelt gelegt: Im Hinblick auf die Sicherstellung einer ordnungsgemäßen steuerlichen Pflichterfüllung hat die Geschäftsführung den Fachbereich Finanzen & IT mit der Einrichtung eines Tax-Compliance-Management-Systems beauftragt. Mithilfe des Systems sollen u. a. steuerliche Risiken verhindert, die eigene Steuerposition bei risikobehafteten wesentlichen Sachverhalten abgesichert und unternehmerische Chancen einer angemessenen Steuerplanung erkannt werden. Mit dem Umwelt-Compliance-Management-System (UCMS) verfolgt das Unternehmen einen systematischen Ansatz, um Umweltziele und -verpflichtungen des Volkswagen Konzerns zu erfüllen sowie die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicherzustellen. Es enthält Mindestanforderungen für das Management von Umweltauswirkungen, bewertet Risiken, regelt Präventions- und Kontrollmechanismen, gibt Richtlinien zur Messung der Wirksamkeit vor und regelt die standardisierte Berichterstattung sowohl innerhalb von Volkswagen Immobilien als auch gegenüber dem Volkswagen Konzern. Diese Vorgaben werden bei Volkswagen Immobilien ebenfalls mit einer eigenen Richtlinie beschrieben. Im Jahr 2024 startete die Schulung „Basisqualifizierung Umwelt“ in einer Neuauflage. Das Web-based-Training (WBT) vermittelt grundlegende Inhalte des Umwelt-Compliance-Managementsystems (Umweltpolitik, Leitbild Umwelt usw.) und gibt Denkanstöße für den Bereich Umwelt in der täglichen Arbeit. Die Schulungsreihe startete im Jahr 2021 und ist für alle Mitarbeitenden im Abstand von drei Jahren verpflichtend.