Datenschutzerklärung der Volkswagen Immobilien GmbH für die Datenverarbeitung in Hello Success

A. Verantwortlicher

Hiermit informiert die Volkswagen Immobilien GmbH, Poststr. 28, 38440 Wolfsburg, zeitwirtschaft@vwimmobilien.de, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Braunschweig unter der Nr. HRB 100002 („Volkswagen Immobilien GmbH“) Sie als Beschäftigte/n darüber, wie die Volkswagen Immobilien GmbH Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von SuccessFactors verarbeitet.

B. Anmeldung in SuccessFactors

Zur Nutzung der SuccessFactors Umgebung ist eine Anmeldung über die Volkswagen PKI Karte oder über Ihre Konzern User ID plus Web Services Passwort und Group Secure Einmalpasswort erforderlich.

Im Falle der Anmeldung per PKI wird Ihr Anmeldetoken an Server der Volkswagen AG übermittelt. Im Falle der Anmeldung per Konzern User ID werden Ihre User ID, Ihr Passwort sowie das Group Secure Einmalpasswort an Server der Volkswagen AG übermittelt. Auf den Servern der Volkswagen AG werden diese Daten zwecks Autorisierungs- und Berechtigungsprüfung verarbeitet.

C. Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Im Folgenden können Sie pro Modul nachlesen, welche Daten zu welchem Zweck erhoben und verarbeitet werden:

I. Modul „Performance Management and Goal Management (PMGM)“

Das Modul „Performance Management and Goal Management (PMGM)” beinhaltet die digitale Abbildung der Themenbereiche Zielerreichung, Leistungsbewertung, Gesamtleistungskategorie, Potenzialeinschätzung/ Entwicklungsplanung sowie die Zielvereinbarung und das kontinuierliche Feedback. Übergeordnetes Ziel der Einführung dieser Modulfunktionalitäten ist ein einheitliches, standardisiertes Vorgehensmodell für die angesprochenen Prozesse.

Die o.g. Funktionalitäten stehen der Zielgruppe Management (MK, OMK und TMK inkl. der zutreffenden Marken- und Konzernvorstände) sowie den Zielgruppen Tarif Plus und AT a.M. der Volkswagen Gesellschaften vollumfänglich zur Verfügung. Die Zielgruppe Tarif wird die oben genannten Funktionalitäten mit Ausnahme der Themenbereiche Zielvereinbarung, Zielerreichung und Gesamtleistungskategorie nutzen können.

Folgende Hauptkomponenten werden angeboten:

Zielvereinbarung und Zielverfolgung (gilt nicht für die Zielgruppe Tarif)

Bewertung und Entwicklung

Kalibrierung und Rückmeldegespräch

Kontinuierliches Feedback

Zur Prozessunterstützung stehen Führungskräften und HR Businesspartnern Übersichten basierend auf ihren jeweiligen Berechtigungen zur Verfügung (Bsp.: Zielverteilung nach Kategorie, Status Mitarbeitergesprächs-Formulare).

In dem Modul „Performance Management and Goal Management (PMGM)“ werden die folgenden personenbezogenen Daten von Ihnen verarbeitet:

Der Zweck der Verarbeitung ist die Bewertung des Leistungsverhaltens, die Zielvereinbarung und die Planung der individuellen Entwicklung sowie das Einholen und Geben von Feedback (auf freiwilliger Basis).

II. Modul „Learning Management System (LMS)“

Volkswagen Immobilien bietet unterschiedliche Qualifizierungsangebote zur individuellen Kompetenzerweiterung an und orientiert sich dabei am betrieblichen und persönlichen Qualifizierungsbedarf. In diesem Rahmen werden Qualifizierungsmaßnahmen entwickelt, angeboten und administriert. Hierzu gehören sowohl Inhouse-Angebote sowie Qualifizierungen bei externen Anbietern, die in ihrem jeweiligen Fachbereich führend sind und spezielle Qualifizierungen anbieten. Interne Qualifizierungen können sowohl in internen Räumlichkeiten der Volkswagen Immobilien als auch in externen Räumlichkeiten (z.B. Hotels) und durch interne und/oder externe Trainer durchgeführt werden.

Das Modul „Learning Management System (LMS)“ beinhaltet die digitale Abbildung der Prozesse „Qualifizierung“ und „Lernfeedback“ und setzt sich aus folgenden Bereichen zusammen:

Übergeordnetes Ziel der Einführung der Modulfunktionalitäten ist ein einheitliches, standardisiertes Vorgehensmodell für die angesprochenen Prozesse.

Der Qualifizierungsprozess umfasst folgende Möglichkeiten der Zuweisung von Qualifizierungen der Volkswagen Immobilien GmbH und weiteren Gesellschaften:

Zudem werden durch den Lernadministrator die Trainings im Nachgang nachbereitet, indem unter anderem folgende Aktivitäten durchgeführt werden: Im ersten Schritt werden Teilnehmerlisten abgeglichen, um die Teilnahme angemeldeter Lernender zu verifizieren. Ferner werden bei kostenpflichtigen Trainings weitere Abrechnungsprozesse in Gang gesetzt. Abgeschlossen wird das Training mit einem entsprechenden Eintrag in der individuellen Lernhistorie des Lernenden. Weiterhin besteht die Möglichkeit, relevante Reports (z.B. Buchungsstatus) zu generieren.

Das Lernfeedback wird im Nachgang von Qualifizierungsmaßnahmen sowie zum Lerntransfer nach 90 Tagen erhoben. Die Feedback-Auswertung wird dem Trainingsverantwortlichen zum Zweck der Qualitätssicherung zur Verfügung gestellt. Ein Rückschluss auf einzelne Feedback-Geber ist nicht möglich. Ein Feedback-Report ist erst dann möglich, wenn mindestens 5 Teilnehmer ein Feedback zurückgegeben haben.

In dem Modul „Learning Management System (LMS)“ werden die folgenden personenbezogenen Daten von Ihnen verarbeitet:

Außerhalb des Moduls „Learning Management System (LMS)“ können im Rahmen der Durchführung und Dokumentation einzelner Qualifizierungsmaßnahmen Aufnahmen (Foto, Film, Audi) erstellt und weiterverarbeitet werden. Der Zweck der Verarbeitung ist das Anlegen, Durchführen und Nachbereiten von Qualifizierungsmaßnahmen inkl. Teilnehmermanagement und -dokumentation

Der Zweck der Verarbeitung ist die Organisation von Qualifizierungsmaßnahmen sowie die Erhebung und Auswertung von Feedback zu Qualifizierungsmaßnahmen zum Zweck der Qualitätssicherung.

III. Modul „Document Management System (DMS-SF)“

Das Modul „Document Management System (DMS-SF)” beinhaltet das temporäre Ablegen von Dokumenten.

Zweck und Nutzen:

IV. Modul „Recruiting (REC)“

Sie können das Jobportal für Mitarbeiter des Konzerns nutzen, sobald Sie sich mit Ihren Zugangsdaten anmelden, um sich über freie Stellen bei der Volkswagen AG und den teilnehmenden Konzerngesellschaften zu informieren und zu bewerben.

Sofern Sie sich bei einer anderen Konzerngesellschaft bewerben, agiert diese für den folgenden Bewerbungsprozess als eigenständig Verantwortliche. Bitte beachten Sie hierzu die weiterführenden Informationen in der jeweiligen Stellenanzeige.

Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen der Nutzung des Jobportals für Mitarbeiter des Konzerns und des internen Kandidatenprofils entnehmen Sie bitte der Datenschutzerklärung in der Fußzeile des Portals.

1. Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten die von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten innerhalb Ihrer Bewerbung in unserem Online-Bewerbungssystem ausschließlich für erforderliche Zwecke, die eine effektive und korrekte Abwicklung des Bewerbungsverfahrens sicherstellen. Dies gilt auch für im Laufe des Bewerbungsverfahrens hinzukommende Daten, z.B. aus Rückfragen und nachträglich eingereichten Unterlagen. In dem Online-Bewerbungsverfahren werden Daten erfragt, die für die Online-Bewerbung erforderlich sind. Die dafür vorgesehenen Felder sind als „Pflichtfelder“ gekennzeichnet. Darüber hinaus können in „Kann-Feldern“ weitere freiwillige Angaben gemacht werden. Einige Daten werden aus Ihrem internen Kandidatenprofil in die Bewerbung übernommen.Zu den relevanten personenbezogenen Daten gehören:

Weitere für den Bewerbungsprozess relevante Daten können von uns unabhängig vom individuellen Prozessstatus zusätzlich abgefragt werden, sofern für die erfolgreiche Durchführung des Bewerbungsprozesses notwendig.

Sie haben die Möglichkeit, Ihr Kandidatenprofil im Jobportal ausschließlich im Rahmen von konkreten Bewerbungen sichtbar zu machen. Im Rahmen Ihrer Bewerbung bei uns wird das Profil somit für unsere Recruiter sichtbar, die Ihre Bewerbung betreuen.

Ihre Daten werden verschlüsselt übertragen.

V. Modulübergreifende Verarbeitungen

1. Mitarbeiterfoto

Die Veröffentlichung des Fotos erfolgt (auf freiwilliger Basis) in der gesamten SuccessFactors Anwendung wie z.B. im Organigramm, der Zielvereinbarung sowie kontinuierlichem Feedback und umfasst das Anzeigen des Fotos gegenüber allen Benutzern im System.Der Zweck der Verarbeitung ist die Förderung der Zusammenarbeit.

VI. Rechtsgrundlage für die Erhebung Ihrer personenbezogenen Daten

1. Modul „Performance Management and Goal Management (PMGM)“

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Modul „Performance Management and Goal Management“ erfolgt auf Basis von Art. 88 DSGVO, sowie auf Basis des Arbeitsvertrages gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO und § 26 BDSG zur Begründung, Durchführung oder der Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses.

2. Modul „Learning Management System (LMS)“

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Modul „Learning Management Modul (LMS)“ erfolgt für die Beschäftigten auf Basis von Art. 88 DSGVO, sowie auf Basis des Arbeitsvertrages gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO und § 26 BDSG zur Begründung, Durchführung oder der Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses. Zudem ergeben sich aus spezialgesetzlichen Regelungen (§ 23 SGB 7, § 5 ArbSchG) verpflichtende Qualifizierungsmaßnahmen. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten von Volkswagen AG Parnterfirmen Mitarbeitern erfolgt auf Basis der Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Partnerfirmen-Mitarbeitern beruht auf einem Vertrag oder einer Vertragsanbahnung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO. Auf Basis der Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO erfolgt die Verarbeitung ihrer Daten für das Lernfeedback und Fotodokumentationen.

3. Modul „Document Management System (DMS-SF)“

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Modul „Document Management System (DMS-SF)“ erfolgt auf Basis von Art. 88 DSGVO, sowie auf Basis des Arbeitsvertrages gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO und § 26 BDSG zur Begründung, Durchführung oder der Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses.

4. Modul „Recruiting (REC)“

Im Rahmen der Bewerbung verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten in erster Linie zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens und zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses auf Basis des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 Satz 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Soweit erforderlich, verarbeiten wir besonders sensible personenbezogene Daten zur Beurteilung Ihrer Arbeitsfähigkeit auf Grundlage des Art. 9 Abs. 2 lit. h  DSGVO i.V.m. § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. c BDSG.

5. Mitarbeiterfoto

Die Verarbeitung des Mitarbeiterfotos erfolgt auf Basis der Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO.

VII. Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte

1. Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV)

In einzelnen Fällen geben wir Ihre Daten an befugte Dritte weiter. Die Verarbeitung der Daten in SuccessFactors ist über einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) zwischen der Volkswagen Immobilien GmbH, der Volkswagen AG sowie der SAP Deutschland SE & Co. KG geregelt. Ihre Daten werden entsprechend von der SAP SE als Auftragsverarbeiter verarbeitet. Ihre Daten werden in einem Rechenzentrum in Deutschland gespeichert mit einem Backup im europäischen Raum.Darüber hinaus werden durch die Volkswagen AG sowie deren beteiligten Konzerngesellschaften auch weitere Dienstleister als Auftragsverarbeiter eingesetzt, die für den jeweils vertraglich definierten Umfang Zugang zu Daten erhalten. Hierzu gehören u.a.

Im Rahmen von System- und Support-Tätigkeiten haben Mitarbeiter der Volkswagen Group IT Solutions GmbH (mit den Unterauftragnehmern Volkswagen IT Services India Pvt. Ltd., Volkswagen Digital Solutions Unipessoal Lda.) Zugriff auf die Daten. Die Verarbeitung der Daten ist über einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) zwischen der Volkswagen Immobilien GmbH, der Volkswagen AG sowie der Volkswagen Group IT Solutions GmbH geregelt. Zwischen der Volkswagen Group IT Solutions GmbH und den Unterauftragnehmern sind ebenfalls Auftragsverarbeitungsverträge geschlossen worden.

2. Getrennte Verantwortlichkeit (ausschließlich für das Modul „Learning Management System (LMS)“)

Im Rahmen des Qualifizierungsprozesses übermitteln wir notwendige Daten an berechtigte Dritte, die für Ihre Datenverarbeitungen eigenständig verantwortlich sind. Dies geschieht insbesondere beim Einsatz externer Trainer, die von der Volkswagen Immobilien GmbH mit der Durchführung von Qualifizierungsmaßnahmen beauftragt sind. Zudem findet bei Bedarf eine Übermittlung Ihrer Daten zur Durchführung administrativer Aufgaben (z.B. an Hotels) oder im Zusammenhang mit dem Nachweis gesetzlich erforderlicher Qualifizierungen (z.B. Sprengschein bei Montage von Airbags) an die zuständige Aufsichtsbehörde (z.B. Gewerbeaufsichtsamt) statt. Darüber hinaus erfolgt bei Konzern- und Partnerfirmenmitarbeitern eine Rückmeldung an die beauftragende Firma (betrieblicher Vorgesetzter bzw. benannter Koordinator).

3. Drittlandsübermittlung

Sofern wir eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in unsichere Drittstaaten nicht auf Ihre ausdrückliche Einwilligung oder einen mit Ihnen geschlossenen Vertrag gründen, haben wir als geeignete Garantie EU-Standardvertragsklauseln abgeschlossen.

VIII. Gemeinsame Verarbeitung

Für den Fall einer gemeinsamen Verarbeitung haben die Beteiligten ein Joint Controller Agreement (JCA) abgeschlossen.

1. Verarbeitungstätigkeiten in gemeinsamer Verantwortung

1.1 Umfassende Suchfunktion („Action Search“)

Die umfassende Suchfunktion („Action Search“) bildet ein übergreifendes Telefonbuch in SuccessFactors ab, in dem die beruflichen Kontakt- und (Arbeits-) Organisationsdaten konzernweit eingesehen werden können. Hierzu wird ein beliebiges Kontaktdatum (z.B. Name, Vorname, E-Mail, Abteilung, Telefonnummer) des gesuchten Mitarbeitenden oder ein Stichwort für ein bestimmtes Thema in ein dafür vorgesehenes Suchfeld eingegeben. Dieses Datum wird im Backend der Cloud automatisch mit dem gesamten konzernweit vorhandenen HR-Stammdatensatz abgeglichen. Übereinstimmungen aus den manuell eingegebenen zu den vorhandenen Daten werden konsolidiert über dem Suchfeld als Empfehlung angezeigt. Anschließend ist es möglich, weitere zugehörige berufliche Kontakt- und (Arbeits-) Organisationsdaten für jede aufgeführte Person per Mausklick einzusehen.

In dem Modul „Learning Management System (LMS)“ kann über die umfassende Suchfunktion („Action Search“) nach Teilnahme an Qualifizierungsmaßnahmen durch den jeweiligen Teilnehmer nach weiteren Teilnehmern gesucht werden. Darüber hinaus kann Lernfeedback durch den Trainer direkt von den Teilnehmern angefordert oder von den Teilnehmern kommuniziert werden. Zudem wird diese Funktion verwendet, um Lernenden die Möglichkeit zu geben, Seminare anderen Lernenden zu empfehlen. In dem Modul „Performance Management & Goal Management (PMGM)“ wird die umfassende Suchfunktion („Action Search“) im Rahmen der Förderung der gesellschaftsübergreifenden Zusammenarbeit und Feedbackkultur verwendet. Mitarbeitende teilnehmender Konzerngesellschaften können gesucht und Feedback angefragt als auch mitgeteilt werden. Dieser Prozess ist freiwillig. In dem Modul „Recruiting (REC)“ wird die umfassende Suchfunktion („Action Search“) als plattformweites Feature innerhalb der nachfolgend beschriebenen Funktionalitäten konsumiert. Die relevanten beruflichen Kontakt -und Arbeitsorganisationsdaten der Mitarbeitenden werden dabei als Information bei der Suche angezeigt und dienen der Orientierung, um den zutreffenden Ansprechpartner aus den Suchergebnissen auszuwählen.

1.2 Profilsichtbarkeit im Modul „Recruiting (REC)“

Das individuelle Kandidatenprofil, welches auf Basis der Stammdaten im Recruiting angelegt und mit ersten Beschäftigtendaten vorbefüllt (z.B. Name, E-Mail) wird, kann durch den Kandidaten auf freiwilliger Basis für alle Recruiter der teilnehmenden Konzerngesellschaften national (in Bezug auf das Land Ihrer aktuellen Wohnsitzes) oder weltweit freigeben werden. Dies bedeutet, dass das Kandidatenprofil dann unabhängig von einer Bewerbung für Stellen, auf die das Kandidatenprofil passt, gesellschaftsübergreifend von Recruitern eingesehen und berücksichtigt werden kann. Die Einstellung zur Profilsichtbarkeit kann durch den Kandidaten jederzeit im Kandidatenprofil mit Wirkung für die Zukunft abgeändert werden.

Bei Auswahl der Profilsichtbarkeitseinstellung national oder weltweit haben die Recruiter unserer in Abschnitt VIII. Gemeinsame Verarbeitung („Beteiligte und Sitz der Niederlassung“) genannten Konzerngesellschaften Zugriff auf die Daten in Ihrem freigegebenen Kandidatenprofil.

2. Beteiligte und Sitz der Niederlassung

Für die Verarbeitungstätigkeiten in gemeinsamer Verantwortung wurde ein Joint Controller Agreement (JCA) zwischen Volkswagen Immobilien GmbH (Hauptsitz Wolfsburg, Deutschland), Volkswagen AG (Hauptsitz Wolfsburg, Deutschland), Audi AG (Hauptsitz Ingolstadt, Deutschland), Volkswagen Financial Services AG (Hauptsitz Braunschweig, Deutschland) und Volkswagen Group Services GmbH (Hauptsitz Wolfsburg, Deutschland) geschlossen. Weitere Gesellschaften sind der Vereinbarung beigetreten. Die beigetretenen Gesellschaften finden Sie hier.

3. Zwecke, die die gemeinsam Verantwortlichen verfolgen

3.1 Umfassende Suchfunktion („Action Search“)

Der Zweck der umfassenden Suchfunktion besteht darin, die Kontakt- und (Arbeits-) Organisationsdaten für weitere Prozesse und Synergien durch verknüpftes Arbeiten nutzen zu können.

Im Rahmen des Moduls „Learning Management System (LMS)“ soll durch diese Funktion die Organisation von Qualifizierungsmaßnahmen sowie insgesamt das konzernweite Lernen langfristig vereinfacht und vernetzt werden.

Im Rahmen des Moduls „Performance Management & Goal Management (PMGM)“ wird diese Funktion zu dem Zweck genutzt, die Feedbackkultur unter den Mitarbeitenden konzernweit kontinuierlich zu stärken.

Die gesellschaftsübergreifende Suche im Modul „Recruiting (REC)“ dient einer vereinfachten Organisation des Prozesses bei personellen Änderungen in den Zuständigkeiten, insbesondere bei markenübergreifenden Recruiting-Initiativen.

3.2 Profilsichtbarkeit im Modul „Recruiting (REC)“

Die Möglichkeit, das Kandidatenprofil durch den Kandidaten auf freiwilliger Basis für Recruiter anderer Konzerngesellschaften sichtbar zu machen, dient dem Zweck der gesellschaftsübergreifenden Bewerbung sowie Stellensuche.

4. Datenkategorien

4.1 Umfassende Suchfunktion („Action Search“)

Bei Nutzung der umfassenden Suchfunktion („Action Search“) werden berufliche Kontakt- und (Arbeits-) Organisationsdaten (z.B. Name, Vorname, E-Mail, Abteilung, Telefonnummer) verarbeitet.

4.2 Profilsichtbarkeit im Modul „Recruiting (REC)“

Im Rahmen der gesellschaftsübergreifenden Sichtbarkeit des Kandidatenprofils werden folgende Daten bzw. Datenkategorien verarbeitet:

Daten aus Ihren eingereichten Bewerbungen sind immer ausschließlich nur für den bearbeitenden Recruiter sichtbar.

5. Governance der gemeinsamen Verantwortung

Die personenbezogenen Daten werden gemeinsam durch die oben genannten Gesellschaften („Beteiligte und Sitz der Niederlassung“) eingesehen und verarbeitet. Bei den Datenverarbeitungsprozessen gehen die Parteien von einer gemeinsamen Verantwortlichkeit im Sinne von Art. 26 Abs. 1 S. 1 DSGVO aus.

Hinsichtlich grundsätzlicher Fragen können Sie sich an jede der Gesellschaften wenden.

6. Ihre Ansprechpartner bei der Volkswagen Immobilien GmbH

Die Volkswagen Immobilien GmbH kommt den gesamten Informationspflichten nach. Die Betroffenen können sich an folgende Stelle wenden:

Datenschutzbeauftragter der Volkswagen Immobilien GmbH
Poststraße 28
38440 Wolfsburg

datenschutz@vwimmobilien.de

Weitere Informationen erhalten Sie unter Abschnitt F.

IX. Aufbewahrungs- und Löschfristen für Ihre personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden nur verarbeitet und gespeichert, solange der jeweilige Zweck besteht oder ein Gesetz dies vorschreibt. Im Folgenden können Sie pro Modul nachlesen, welche Aufbewahrungs- und Löschfristen für Ihre personenbezogenen Daten gelten:

1. Modul „Performance Management and Goal Management (PMGM) “

Im Rahmen der Zielvereinbarung sowie des kontinuierlichen Feedbacks werden die Daten für die Dauer von 2 Jahren gespeichert. Im Rahmen der Leistungsbewertung sowie der Kalibrierung werden die Daten für die Dauer von 4 Jahren gespeichert. Die Entwicklungsziele werden für die Dauer von 3 Jahren gespeichert. Die Löschung erfolgt dabei automatisch aufgrund hinterlegter Löschregeln oder ggfs. für das Foto sowie das Feedback manuell durch den Nutzer oder den Support.

2. Modul „Learning Management System (LMS)“

Finanzunterlagen im Rahmen der Qualifizierung (z.B. Kostenübernahmeerklärung) werden für die Dauer von 15 Jahren gespeichert. Die Daten zur Bildungshistorie werden 10 Jahre ab Austritt aus der Volkswagen Immobilien GmbH gelöscht. Temporäre Arbeitsunterlagen wie beispielsweise Teilnehmerlisten, Feedback-Reports und Fotodokumentationen werden spätestens 90 Tage ab Erstellung gelöscht. Die Löschung erfolgt dabei automatisch aufgrund hinterlegter Löschregeln oder ggfs. für das Foto manuell durch den Nutzer oder den Support. Die von Ihnen erteilten Einwilligungen bewahren wir nach Löschung der Feedbackbögen und Fotodokumentationen zu Nachweiszwecken noch 5 Jahre auf.

3. Modul „Document Management System (DMS-SF)“

Die Löschfristen der Dokumente innerhalb DMS-SF sind KSU-Klassen konform in Abhängigkeit des jeweiligen Dokumententyps geregelt. Qualifizierungszertifikate werden als Teil der Bildungshistorie 10 Jahre ab dem Datum der Ablage in DMS gelöscht. Weitere Dokumententypen zur Unterstützung der operativen Tätigkeiten der Lernadministratoren, wie beispielsweise Bildungsberichte und Abrechnungsunterlagen, werden 3 Jahre ab dem Datum der Ablage in DMS gelöscht. Dokumente zur Prozessunterstützung, wie beispielweise Kostenübernahmeerklärungen oder Teilnehmerlisten, werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht.

4. Modul „Recruiting (REC)“

Nach Abschluss des Bewerbungsprozesses, zu dem wir Ihre Daten erhalten haben, werden diese nach 180 Tagen automatisch aus dem System gelöscht. Die automatische Löschung tritt nicht in Kraft, wenn

Darüber hinaus haben Sie jederzeit die Möglichkeit, Ihre Daten/Ihr Kandidatenprofil selbständig im System zu aktualisieren oder zu löschen.

Sie können Ihre Bewerbung jederzeit zurückziehen und/oder Ihre Einstellungen zur Profilsichtbarkeit anpassen. Dies wird im Bewerbungsprozess berücksichtigt.

Zudem können Sie Ihr Profil jederzeit löschen oder uns dazu über zeitwirtschaft@vwimmobilien.de  auffordern. Davon unabhängig können Sie Ihr Recht auf Löschen gemäß den unten beschriebenen Rechten wahrnehmen.

X. Verarbeitung von Protokolldateien

Bei Ihrem Besuch auf unserer Webseite verarbeiten wir die folgende Dateien auf der rechtlichen Grundlage von Artikel 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses, Ihnen die Webseite ordnungsgemäß anzeigen zu können. Die Daten werden nur solange verarbeitet, wie Sie auf unsere Webseite zugreifen.

D. Einsatz von Cookies

Die Applikation SuccessFactors der SAP SE setzt verschiedene Cookies ein.

I. Was sind Cookies?

Ein Cookie ist ein kleiner Datensatz, der auf Ihrem Endgerät gespeichert wird und Daten wie z.B. persönliche Seiteneinstellungen und Anmeldeinformationen enthält. Dieser Datensatz wird von dem Web-Server, mit dem Sie über Ihren Web-Browser eine Verbindung aufgebaut haben, erzeugt und an Sie gesendet.

Cookies lassen sich grundsätzlich in drei Kategorien unterteilen:

II. Wie wir Cookies verwenden

Zur Nutzung von SAP SuccessFactors sind zum einen „Funktionscookies“ erforderlich, um die technische Funktionalität zu gewährleisten. Diese speichern weder personenbezogene Daten noch ermöglichen sie ein Tracking Ihrer Nutzungsaktivitäten.

Des Weiteren setzen wir auf den Websites des Moduls „Recruiting (REC)“ Cookies zur Analyse des Interesses an unseren Websites sowie zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit unserer Websites ein. Unsere Websites verwenden Cookies, um vollständige Funktionen bereitzustellen, Ihnen ein maßgeschneidertes Surferlebnis zu bieten und es uns zu ermöglichen, die Leistung der Website zu optimieren.

III. Dauer der Speicherung von Cookies

Der Cookie-Typ kann daran identifiziert werden, wie lange er bestehen bleibt.

IV. Cookies von Drittanbietern

Die Recruiting-Websites können Links zu Websites, Plug-Ins und Anwendungen Dritter enthalten. Wenn Sie auf diese Links klicken oder diese Verbindungen aktivieren, können Dritte möglicherweise Daten über Sie sammeln oder weitergeben. Wir kontrollieren diese Websites Dritter nicht und sind nicht verantwortlich für den Inhalt, die Sicherheit oder die Cookie-Richtlinien solcher Websites. Wir empfehlen Ihnen, die Datenschutz-, Cookie- und Sicherheitsrichtlinien jeder Website oder jedes Social-Media-Dienstes zu überprüfen, den Sie besuchen und/oder bei dem Sie sich anmelden.
Bitte beachten Sie, dass Sie bei Ihren Besuchen auf unseren Websites möglicherweise einige Cookies bemerken, die nicht mit der Volkswagen AG, Volkswagen Immobilien GmbH oder ihren Lieferanten in Verbindung stehen. Wenn Sie eine Seite mit eingebetteten Inhalten von Vimeo besuchen, werden Ihnen möglicherweise Cookies von diesen Websites angezeigt. Die Volkswagen AG und Volkswagen Immobilien GmbH kontrolliert diese Cookies nicht. Sie sollten die entsprechenden Websites von Drittanbietern besuchen, um weitere Informationen zu diesen Cookies zu erhalten und wie Sie diese ablehnen können.

V. So deaktivieren Sie Cookies

Wenn Sie die von unseren Recruiting-Websites gesetzten Cookies einschränken oder blockieren möchten, können Sie dies jederzeit mit Wirkung für die Zukunft tun, indem Sie Cookies über Ihre Browsereinstellungen und in unserem Cookie-Einwilligungsmanager einschränken oder blockieren. Bitte beachten Sie, dass sich die Einschränkung von Cookies negativ auf Ihr Websiteerlebnis auswirken kann. Den Link zu dem Cookie-Manager finden Sie in jeder Fußzeile auf unseren Seiten.

VI. Weitere Informationen in der Cookie-Richtlinie

Weitere Informationen zu Cookies, die im Rahmen der Nutzung von SuccessFactors verwendet werden finden Sie hier.

E. Ihre Rechte

Ihre nachfolgenden Rechte können Sie gegenüber der Volkswagen Immobilien GmbH jederzeit unentgeltlich geltend machen. Weitere Informationen zur Wahrnehmung Ihrer Rechte finden Sie unter Abschnitt F.

Auskunftsrecht: Sie haben das Recht, von uns Auskunft (Art. 15 DSGVO) über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu erhalten.

Berichtigungsrecht: Sie haben das Recht, von uns die Berichtigung (Art. 16 DSGVO) Sie betreffender unrichtiger bzw. unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.

Recht auf Löschung: Sie haben das Recht, bei Vorliegen der in Art. 17 DSGVO genannten Voraussetzungen, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen. Danach können Sie beispielsweise die Löschung Ihrer Daten verlangen, soweit diese für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr notwendig sind. Außerdem können Sie Löschung verlangen, wenn wir Ihre Daten auf der Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeiten und Sie diese Einwilligung widerrufen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen, wenn die Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO vorliegen. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Sie die Richtigkeit Ihrer Daten bestreiten. Für die Dauer der Überprüfung der Richtigkeit der Daten können Sie dann die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.

Widerspruchsrecht: Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, der Verarbeitung Ihrer Daten durch uns zu widersprechen, wenn die Verarbeitung aufgrund eines berechtigten, abgewogenen Interesses stattfindet. Im Falle des Widerspruchs bitten wir Sie, uns Ihre Gründe mitzuteilen, aus denen Sie der Datenverarbeitung widersprechen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung unserer Rechtsansprüche. 

Recht auf Datenübertragbarkeit: Sofern die Datenverarbeitung auf der Grundlage eine Einwilligung oder einer Vertragserfüllung beruht und diese zudem unter Einsatz einer automatisierten Verarbeitung erfolgt, haben Sie das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese an einen anderen Datenverarbeiter zu übermitteln.

Widerrufsrecht: Sofern die Datenverarbeitung auf einer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, die Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft jederzeit kostenlos zu widerrufen.

Beschwerderecht: Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde (z. B. bei der Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen) über unsere Verarbeitung Ihrer Daten zu beschweren.

F. Ihre Ansprechpartner

Ansprechpartner für die Ausübung Ihrer Rechte

Die Ansprechpartner für die Ausübung Ihrer Rechte und weitergehender Informationen finden Sie auf der folgenden Webseite: https://www.vwimmobilien.de/datenschutz/

Datenschutzbeauftragter

Unser Datenschutzbeauftragter steht Ihnen als Ansprechpartner für datenschutzbezogene Anliegen zur Verfügung:

Datenschutzbeauftragter der Volkswagen Immobilien GmbH

Poststraße 28
38440 Wolfsburg

datenschutz@vwimmobilien.de

Stand: 24. Januar 2024