Datenschutzerklärung Volkswagen Immobilien ‚Signieren von DocuSign Dokumenten‘

Wir freuen uns, dass Sie den Dienst ‚Signieren von DocuSign Dokumenten‘ der Volkswagen Immobilien GmbH, Poststr. 28, 38440 Wolfsburg, mail@vwimmobilien.de, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Braunschweig unter der Nr. HRB 100002 („Volkswagen Immobilien GmbH“), nutzen. Im Folgenden informieren wir Sie über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer Daten.

Eine Nutzung des Dienstes ist im Rahmen der Vermietung von Wohnraum möglich. Volkswagen Immobilien bietet Ihnen die Möglichkeit, den Mietvertrag elektronisch zu unterschreiben. Dies können Sie mit einen beliebigen Browser (z.B. Firefox, Chrome, Edge..) auf einem PC oder Smartphone ausführen.

Wenn Sie uns bei der Anmietung Ihre E-Mail Adresse mitteilen, können wir Ihnen auf Wunsch den zu unterschreibenden Mietvertrag über die Plattform ‚DocuSign‘ zur Verfügung stellen. Wir senden Ihnen in dem Fall eine E-Mail mit einem Link zu Ihrem Mietvertrag zu.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Sofern die folgenden Abschnitte keine gegenteiligen Angaben enthalten, erfolgt die Datenverarbeitung ausschließlich durch die Volkswagen Immobilien GmbH.

I. Datennutzung zum Signieren der Vertragsdokumente

Der Signaturdienst unseres Partners DocuSign Inc. bietet die Möglichkeit, Vertragsdokumente über das Internet auszutauschen und zu unterschreiben. Volkswagen Immobilien nutzt diesen Dienst, um den Mietvertrag rechtskonform auch ohne den Austausch von Papierdokumenten zu unterschreiben.

Hierzu erhalten Sie von uns eine E-Mail mit einem personalisierten Link, über den Sie die für Sie bestimmten Dokumente einsehen und den Mietvertrag unterschreiben können. Der personalisierte Link wird erstellt, wenn wir die Dokumente, die zu Ihrem Mietvertrag gehören, an unseren Partner DocuSign übermitteln.

Dadurch, dass Sie uns Ihre E-Mail-Adresse geben, ist sichergestellt, dass der personalisierte Link auch nur an Sie übermittelt wird.

Hierfür werden Daten folgender Kategorie verwendet:

II. Bearbeitung der signierten Dokumente und Aufbewahrung gemäß gesetzlicher und organisationsrechtlicher Vorgaben

Nach der Signierung der Vertragsdokumente werden Ihre uns übermittelten persönlichen Daten in der Datenbank unseres Hostingpartners DocuSign als sogenannter abgeschlossener Umschlag gespeichert. Volkswagen Immobilien erhält eine E-Mail über die erfolgte Signatur und Speicherung. Wir übertragen anschließend die signierten Dokumente in unser eigenes SAP-System und ordnen sie Ihrem Mietvertrag zu. Der abgeschlossene Umschlag bei DocuSign wird nach 12 Wochen automatisch gelöscht. Die Dokumente in unserem SAP-System speichern wir gemäß der gesetzlich vorgegebenen Aufbewahrungsfrist und löschen sie danach automatisch.

Für die Bearbeitung und Durchführung Ihres Mietvertrages benötigen wir zusätzlich Daten folgender Kategorien:

Ihre nachfolgenden Rechte können Sie gegenüber der Volkswagen Immobilien GmbH jederzeit unentgeltlich geltend machen. Weitere Informationen zur Wahrnehmung Ihrer Rechte finden Sie unter Abschnitt E.

Auskunftsrecht: Sie haben das Recht, von uns Auskunft über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu erhalten.
Berichtigungsrecht: Sie haben das Recht, von uns die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger bzw. unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.

Recht auf Löschung: Sie haben das Recht, bei Vorliegen der in Art. 17 DSGVO genannten Voraussetzungen, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen. Danach können Sie beispielsweise die Löschung Ihrer Daten verlangen, soweit diese für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr notwendig sind. Außerdem können Sie Löschung verlangen, wenn wir Ihre Daten auf der Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeiten und Sie diese Einwilligung widerrufen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen, wenn die Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO vorliegen. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Sie die Richtigkeit Ihrer Daten bestreiten. Für die Dauer der Überprüfung der Richtigkeit der Daten können Sie dann die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.

Widerspruchsrecht: Sofern die Verarbeitung auf einem überwiegenden Interesse oder Ihre Daten zum Zwecke der Direktwerbung genutzt werden, haben Sie das Recht, der Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen. Ein Widerspruch ist zulässig, wenn die Verarbeitung entweder im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt oder aufgrund eines berechtigten Interesses der Volkswagen Immobilien GmbH oder eines Dritten erfolgt. Im Falle des Widerspruchs bitten wir Sie, uns Ihre Gründe mitzuteilen, aus denen Sie der Datenverarbeitung widersprechen. Daneben haben Sie das Recht, der Datenverarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung zu widersprechen. Das gilt auch für Profiling, soweit es mit der Direktwerbung zusammenhängt.

Recht auf Datenübertragbarkeit: Sofern die Datenverarbeitung auf der Grundlage eine Einwilligung oder einer Vertragserfüllung beruht und diese zudem unter Einsatz einer automatisierten Verarbeitung erfolgt, haben Sie das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigem und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese an einen anderen Datenverarbeiter zu übermitteln.

Widerrufsrecht: Sofern die Datenverarbeitung auf einer Einwilligung beruht, haben Sie  das Recht, die Datenverarbeitung im Rahmen einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft jederzeit kostenlos widerrufen.

Beschwerderecht: Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde (z. B. bei der Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen) über unsere Verarbeitung Ihrer Daten zu beschweren.

Unser Datenschutzbeauftragter steht Ihnen als Ansprechpartner für datenschutzbezogene Anliegen zur Verfügung:

Datenschutzbeauftragter der Volkswagen Immobilien GmbH
Poststr. 28, 38440 Wolfsburg
datenschutz@vwimmobilien.de