Compliance- und Risikomanagement

GRI 2-15, 2-16, 2-23, 2-24, 2-25, 2-26, 2-27, 3-3, 205-2

Für Volkswagen Immobilien hat ethisches und integres Handeln oberste Priorität. Der Code of Conduct des Volkswagen Konzerns ist dabei das zentrale Instrument, um in der Belegschaft das Bewusstsein für richtige Verhaltensweisen zu stärken, den Mitarbeitenden Hilfestellung zu geben und bei Zweifelsfällen geeignete Ansprechpartner zu vermitteln. Wir sind fest eingebunden in die Compliance und in das Integritätsmanagement des Volkswagen Konzerns. Zu den für uns verbindlichen Konzernrichtlinien zählen:

Darüber hinaus ist das Compliance-Management-System bei Volkswagen Immobilien in einer eigenen Richtlinie beschrieben.

Volkswagen Immobilien hat ein Governance-Komitee etabliert und folgt damit den Anforderungen einer Konzernrichtlinie der Volkswagen AG. Ihm gehören Vertreter aus den Funktionsbereichen Risikomanagement, Integrität, Compliance und Legal an, denen es obliegt, bei der frühzeitigen Identifizierung, Bewertung und Steuerung von Risiken mitzuwirken. Zu den Aufgaben des Komitees zählen zudem die Sicherstellung eines wirksamen Informationsaustausches, die effektive Kooperation zwischen den Funktionen, die Vermeidung von Redundanzen in der operativen Umsetzung und die Erfüllung der Berichtspflichten gegenüber der Geschäftsführung.

Bei Volkswagen Immobilien koordiniert die Compliance Officerin die interdisziplinäre Zusammenarbeit der Fachbereiche mit dem Ziel, Regelverstöße zu erkennen und zu vermeiden. Sie berichtet regelmäßig im VWI-Board dem Management und der Geschäftsführung über alle wesentlichen Änderungen und Aktualisierungen zu relevanten Compliance-Themen. Die Compliance Officerin sowie ein eigens eingerichteter Compliance-Kontakt per E-Mail stehen für tiefgreifendere Fragen immer zur Verfügung. Alle Mitarbeitenden werden vom Unternehmen vierteljährlich über thematische Neuerungen und aktualisierte Richtlinien informiert. Unsere Beschäftigten nutzen die Möglichkeit, die Integritäts- und Compliance-Funktion zur Richtlinienkonformität und zu möglichen Regelverstößen anzusprechen. Wurden in den Beratungen Verfehlungen festgestellt, sind entsprechende Gegenmaßnahmen eingeleitet worden, beispielsweise Gespräche mit der Führungskraft, Ermahnungen oder Nachschulungen. Regelverstöße können auch aufgrund von Stichprobenkontrollen identifiziert werden, die mindestens jährlich seitens Volkswagen Immobilen vorgenommen werden. Im Berichtsjahr 2022 wurden bei Volkswagen Immobilien insgesamt 13 Vorfälle gemeldet, auf welche mit entsprechenden Maßnahmen reagiert wurde. Darunter fielen jedoch keine Geldstrafen oder andere Sanktionen. Insgesamt hat im Unternehmen der Beratungsumfang in Compliance-Fragen deutlich zugenommen, was wir gemeinsam mit der niedrigen Zahl an Verstößen als positive Entwicklung und Ergebnis der vielfältigen Schulungsaktivitäten werten. Wenn Mitarbeitende in ihrem Umfeld einen möglichen Verstoß gegen den Code of Conduct oder sonstiges Fehlverhalten feststellen, können sie dies außerdem – auch anonym – über das Hinweisgebersystem des Volkswagen Konzerns melden.

Die Verantwortung für den Bereich Integrität und die auf das Unternehmen bezogene Umsetzung des Programms „Together4Integrity“ (T4I) liegt bei der Integritätsfunktion von Volkswagen Immobilien. Im Rahmen von T4I, das fester Bestandteil der konzernweiten Integritäts- und Compliance-Anforderungen ist, werden elf sogenannte Key Initiatives und mehr als 100 Maßnahmenpakete gebündelt, um den Anspruch des Volkswagen Konzerns zu erfüllen, Vorbild bei Integrität zu sein. Mit dem Roll-out von T4I bei Volkswagen Immobilien wurden zahlreiche Schulungs- und Kommunikationsmaßnahmen sowie Workshops unter Einbeziehung der Belegschaft durchgeführt. Volkswagen Immobilien verfügt mittlerweile über eine komplette Toolbox mit Maßnahmenpaketen, die auch zukünftig kontinuierlich umgesetzt werden. Zur Erfolgsmessung, Kontrolle und Transparenz hat das Unternehmen einen Integritätsindex eingeführt, der auf Basis einer jährlichen, repräsentativen Befragung im Rahmen der Perception-Workshops von T4I erhoben wird. Der dabei erzielte Wert soll mindestens 4.0 betragen – das entspricht einem Wert von 80 %. 2022 wurde in den Wahrnehmungsworkshops ein Gesamtindex von 4.7 erreicht (94,4 %).

Darüber hinaus hat Volkswagen Immobilien im Berichtsjahr bei der Ausgestaltung des Compliance-Managements den Fokus auf die Themengebiete Steuern und Umwelt gelegt:

Im Hinblick auf die Sicherstellung einer ordnungsgemäßen steuerlichen Pflichterfüllung hat die Geschäftsführung den Fachbereich Finanzen & IT mit der Einrichtung eines Tax-Compliance-Management-Systems beauftragt. Mithilfe des Systems sollen u. a. steuerliche Risiken verhindert, die eigene Steuerposition bei risikobehafteten wesentlichen Sachverhalten abgesichert und unternehmerische Chancen einer angemessenen Steuerplanung erkannt werden.

Mit dem Umwelt-Compliance-Management-System (UCMS) verfolgt das Unternehmen einen systematischen Ansatz, um Umweltziele und -verpflichtungen des Volkswagen Konzerns zu erfüllen sowie die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicherzustellen. Es enthält Mindestanforderungen für das Management von Umweltauswirkungen, bewertet Risiken, regelt Präventions- und Kontrollmechanismen, gibt Richtlinien zur Messung der Wirksamkeit vor und regelt die standardisierte Berichterstattung sowohl innerhalb von Volkswagen Immobilien als auch gegenüber dem Volkswagen Konzern. Voraussetzung dafür ist eine regelmäßige Abfrage jeder Abteilung zu möglichen Umweltrisiken, die in einem Umweltrisikoverzeichnis zusammengefasst werden. Im Rahmen der Einführung des UCMS wurde ein Register aller umweltrelevanten Gesetze (UIS) eingeführt, um Mitarbeitende über alle relevanten Umweltgesetze zu informieren und Maßnahmen zur Einhaltung sicherzustellen.

Die Informationsvermittlung an unsere Mitarbeitenden erfolgt über Compliance- und Integritäts-Schulungen im Online- oder Präsenzformat, umfangreiches Informationsmaterial, die Ansprache durch den Compliance Officer und Intranetmeldungen. VWI-Mitarbeitende werden den Konzernstandards entsprechend geschult und für juristische Themen, aber auch ethische Fragestellungen sensibilisiert. Alle Mitarbeitenden erwerben mit der Schulung zum Code of Conduct ein Zertifikat. Zweimal pro Jahr gibt es eine Onboardschulung für neue Mitarbeitende und Auszubildende, die diesen alle relevanten Compliance-Themen näherbringt. Die verpflichtenden Schulungen zum Code of Conduct werden im Abstand von zwei Jahren (indirekter Bereich) und vier Jahren (direkter Bereich) aufgefrischt. Die Absolvierung von Mitarbeiterschulungen zum Code of Conduct wird von uns halbjährlich geprüft und im Rahmen des T4I-Programms an den Volkswagen Konzern gemeldet. Darüber hinaus gibt es für unseren Maklerbereich eine verpflichtende Schulung zur Geldwäscheprävention. Im Jahr 2022 wurde eine Antikorruptionsschulung mit 180 Teilnehmenden durchgeführt, die 100 % der dazu verpflichteten Mitarbeitenden umfasste. Außerdem wurde eine Kartellrechtsrisikoanalyse durch einen externen Berater unter Einbindung diverser VWI-Fachbereiche durchgeführt.

GRI 3-3

Voraussetzung für den nachhaltigen Erfolg unseres Unternehmens ist ein verantwortungsbewusster Umgang mit Risiken, die sich aus unserer Geschäftstätigkeit und veränderten Rahmenbedingungen in Politik, Umwelt und Wirtschaft ergeben. Als hundertprozentige Tochtergesellschaft des Volkswagen Konzerns sind wir in dessen umfassendes Risikomanagement- und internes Kontrollsystem (RMS/IKS) und die Geltung entsprechender Richtlinien einbezogen. Diese Vorgaben setzen wir mit einer eigenen Organisationsanweisung bei Volkswagen Immobilien um. Unser Fokus beim Risikomanagement liegt auf dem laufenden Controlling der Prozesse zur Sicherung von Compliance und Integrität. Unsere Methodik vertiefen wir durch immobilienspezifische Risikoanalysen. Bei der Projektabwicklung können zeitkritische Terminvorgaben und Kundenorientierung auf der einen sowie Compliance-Risiken und Due Diligence auf der anderen Seite zu Zielkonflikten führen.

Auf Basis einer externen Compliance-Risikoanalyse haben wir im Berichtsjahr kontinuierlich Optimierungsmaßnahmen umgesetzt:

Seit Anfang 2021 wurde zur organisatorischen Stärkung eine Stabstelle Compliance, Integrität und Datenschutz eingerichtet und besetzt. Für das neu geschaffene Gremium VWI-Board wurde eine umfangreiche Dokumentation der Agenda und von Beschlüssen eingeführt.

Wir sehen es als unsere Verpflichtung an, Verstöße gegen menschenrechtliche Prinzipien zu verhindern und entsprechende Risiken zu minimieren. Zur Wahrung der Menschenrechte orientieren wir uns sowohl an den internationalen, europäischen und nationalen Standards und Abkommen als auch an den verschiedenen zwischen dem Volkswagen Konzern und dem europäischen und dem Welt-Konzernbetriebsrat vereinbarten Chartas und Erklärungen. Der Volkswagen Konzern hat im Rahmen seiner Nachhaltigkeitsstrategie die Wahrung der Menschenrechte als Handlungsfeld innerhalb des Fokusthemas „Lieferkette und Menschenrechte“ definiert. Dabei wird die Etablierung eines „Business and Human Rights“-Managementsystems in allen Konzerneinheiten vorangetrieben, die im Scope der Compliance sind. Darüber hinaus hat der Volkswagen Konzern in den drei Kategorien Arbeitsrechte, Toleranz und Sicherheit im Sinne der UN-Leitprinzipien neun Arbeitsschwerpunkte „Wirtschaft und Menschenrechte“ entwickelt. Volkswagen Immobilien konzentriert sich auf die Verhinderung von Diskriminierung und von Verstößen gegen das Verbot von Kinderarbeit sowie gegen Vorschriften für Arbeitsschutz bzw. Arbeitssicherheit. Um Maßnahmen stets auf die aktuellen rechtlichen Anforderungen abzustimmen, erfolgt im Unternehmen ein kontinuierliches Screening der relevanten Gesetzesmaterien im Bereich Menschenrechte.

GRI 3-3, 403-1, 403-2, 403-3, 403-7

Eine Konzernrichtlinie regelt die Verantwortung für Gesundheitswesen und Arbeitsschutz einheitlich für alle Gesellschaften des Konzerns. Wir haben diese Anforderungen aufgegriffen und in eine Organisationsrichtlinie für Volkswagen Immobilien überführt. Neben einem Leiter Gesundheits- und Arbeitsschutz sind die gesetzlich geforderten Instrumente wie die Bestellung von Sicherheitsbeauftragten, der strukturübergreifende Arbeitsschutzausschuss oder die Funktion einer Fachkraft für Arbeitssicherheit abgebildet. Der Arbeitsschutzausschuss ist hierbei das höchste Arbeitsschutzgremium, das die Festlegung von Zielen und Maßnahmen bzw. das Aussprechen von Empfehlungen an die Geschäftsführung verantwortet. Der Betriebsrat ist als Arbeitnehmervertreter im Arbeitsschutzausschuss vertreten.

Zu den zentralen Vorgaben für ein systematisches Sicherheits- und Gesundheitsmanagement zählt die Durchführung von Gefährdungsbeurteilungen der jeweiligen Arbeitsplätze. Dafür nutzen wir eine systemgestützte Erfassung der Gefährdungsbeurteilungen mit zentraler Datenablage. Im Rahmen von Gefährdungsbeurteilungen sollen Risiken frühzeitig erkannt und Unterweisungen durchgeführt werden, um auf die Verringerung von Arbeitsunfällen und berufsbedingten Krankheiten hinzuwirken. Erhöhte Risiken für Verletzungen und Erkrankungen bestehen im Bereich des Betriebshofes und der Gärtnerei aufgrund der notwendigen Verrichtung schwerer körperlicher Arbeiten bzw. des Einsatzes von Maschinen. Wir analysieren die Unfallursachen jeweils im Detail und ergreifen Maßnahmen zur zukünftigen Prävention. Zur unternehmensübergreifenden Information bei schweren oder tödlichen Unfällen von eigenen Beschäftigten oder Mitarbeitenden von Partnerfirmen wurde bei Volkswagen ein Konzern-Prozessstandard eingeführt. Auf dieser Basis können an allen Standorten Maßnahmen zur Vermeidung gleichartiger Unfälle gezielt ergriffen werden.

Zudem nehmen wir unsere Betreiber- und Auftraggeberverantwortung wahr. Wir arbeiten beim Neubau, bei der Modernisierung und der Instandhaltung häufig mit spezialisierten Unternehmen zusammen. Daher verpflichten wir die von uns beauftragten Fremdfirmen auf ein hohes Niveau bei der Arbeitssicherheit. Dazu zählt beispielsweise die gesetzlich vorgeschriebene Bestellung eines Sicherheits- und Gesundheitsschutz-Koordinators (SiGeKo) als extern beauftragter Dienstleister für die Tätigkeiten auf den Baustellen. Dieser ist bei größeren Baustellen und bei Baumaßnahmen in großer Höhe vor Ort im Einsatz, erteilt u. a. Einweisungen vor Arbeitsbeginn der Firmen auf den Baustellen und überwacht die Einhaltung der Vorschriften. Für kleinere Baustellen, die gemäß Baustellen-Verordnung nicht durch einen SiGeKo betreut werden müssen, liegt diese Verantwortung in der Regel bei den Auftraggebern. Zur Kontrolle dienen VWI-spezifische Lastenhefte, welche die Dokumentation der Zusammenarbeit und der Unterrichtung über gegenseitige Gefährdungen sowie die Festlegung von Sicherheitsmaßnahmen regeln. Der Auftragnehmer verpflichtet sich demnach, seine Mitarbeitenden vor Arbeitsbeginn über die bestehenden Gefahren und vereinbarten Sicherheitsmaßnahmen zu unterweisen und auch beauftragte Nachunternehmer entsprechend zu unterrichten. Wir behalten uns das Recht vor, die Einhaltung der Vorgaben zu kontrollieren.